BLOGI: Eloisassa omavalvonta toimii, kun se tehdään kaikille työntekijöille tunnetuksi käytännössä!

Omavalvontasuunnitelmassa kuvataan palveluyksikköön kuuluvien palvelujen tuottamiseen liittyvät keskeiset riskit sekä miten palveluntuottaja ja henkilöstö valvovat ja varmistavat palvelujen laatua, asianmukaisuutta, turvallisuutta ja asiakas- ja potilastyöhön osallistuvan henkilöstön riittävyyttä. Suunnitelmaan kirjatut asiat pitää saattaa toimeen käytännössä ja siinä on omavalvonnan ydin.

Omavalvontasuunnitelmien teko on ollut lakisääteinen velvoite jo pitkään niin yksityisellä kuin julkisella sektorilla sosiaalihuollon puolella. Terveydenhuollossa on aloitettu toimeenpanoa valvontalain mukaisesti. Tässä tekstissä kerrotaan Eloisan ikääntyneiden palveluiden kokemusten perusteella, miten omavalvonta saadaan paperilta teoiksi.

Keinoja omavalvonnan toimeenpanoon

1. Kirkastetaan esihenkilöiden ja työntekijöiden roolit ja vastuut omavalvonnassa

Omavalvonta on koko työyhteisön asia, vaikka esihenkilö vastaakin siitä, että omavalvonta toteutuu lain mukaisesti. Vastuut, velvollisuudet ja toiminnan raamit ja tavoitteet käydään läpi kaikkien työntekijöiden ja esihenkilöiden kanssa koulutusten avulla ja uudet työntekijät perehdytetään työhön omavalvontasuunnitelmaa hyödyntäen. Näin varmistetaan, että omavalvonta toimii, vaikka esihenkilö ei ole jatkuvasti paikalla. Työntekijät ovat asiakasrajapinnassa aitiopaikalla havaitsemassa ensimmäisenä mahdollisia epäkohtia, riskejä ja puutteita, joihin tulee reagoida. Työntekijät myös usein osaavat miettiä parhaiten, miten esimerkiksi riskejä käytännön työssä voidaan ennaltaehkäistä tai millaisia korjaavia toimenpiteitä kannattaa tehdä. Kun työyhteisö on mukana korjaavien toimenpiteiden suunnittelussa, niiden toimeenpanoon ja seurantaan myös sitoudutaan paremmin.

Riskejä ja epäkohtia ei välttämättä tunnisteta, mikäli ei tiedetä omavalvontasuunnitelman sisältöä ja mitä omavalvonta ja toiminnan säädökset edellyttävät. Tai toimintaa ei osata kehittää, jos ei ole tiedossa toiminnan tavoitteet. Työntekijöille on järjestetty käytännönläheistä koulutusta omavalvonnasta työn arjesta sekä lain mukaisesta henkilökunnan ilmoitusvelvollisuudesta, ja koulutukset ovat saatavilla videoseinällä. Koulutuksissa tuodaan esille mm. miten laadun ja riskien hallinta liittyy päivittäin omassa työssä tehtäviin ratkaisuihin.

Ote henkilöstön omavalvontakoulutusmateriaalista:

2. Omavalvonnan vuosikello tukena ympäri vuoden

Omavalvonta teemana kannattaa pitää esillä työyhteisöissä ympäri vuoden. Säännöllinen keskustelu ja kouluttaminen on edellytys toimivalle omavalvonnalle. Ikääntyneiden palveluissa on käytössä omavalvonnan vuosikello, jonka mukaan omavalvontasuunnitelman teemat käydään läpi yksiköiden vastuuhenkilöiden kanssa ja sen jälkeen esihenkilöt käyvät asiat läpi työntekijöiden kanssa joka tiimissä. Tähän on laadittu tueksi valmiit keskustelupohjat.

 Vuosikellon mukainen käsittely ja kouluttaminen on kokemustemme mukaan järkevää, sillä sen avulla omavalvontasuunnitelma saadaan palasteltua hallittaviksi kokonaisuuksiksi ja omavalvonnasta keskustelu toteutuu ympäri vuoden ja kiinnittyy arkeen. Samanaikaisessa teemojen käsittelyssä on etuna myös se, että jos nousee esiin yhteisiä lisäkoulutuksen tarpeita tai muita laajempia kehittämistarpeita, niihin voidaan reagoida nopeasti koko toimialan laajuisesti. Kouluttajana ja omavalvonnan koordinoijana ikäpalveluissa toimii asiantuntija Susanna Lempiäinen.

 Omavalvonnan vuosikellon kuukausiteemat

3. Luottamuksellinen ilmapiiri tukee riskien jatkuvaa arviointia ja hallintaa

Kun ihmiset tekevät työtä, voi virheitä sattua. Kun omavalvontaa käsitellään säännöllisesti yksiköissä ja ongelmista opitaan samalla puhumaan kehittävällä otteella ilman syyttelyä, muodostuu toimintakulttuuri, jossa riskien arviointia tehdään jatkuvasti ja riskeistä ja inhimillisistä virheistä uskalletaan puhua ja niitä tuodaan herkemmin esille. Myös onnistumisia ja hyviä käytäntöjä kannattaa samassa yhteydessä tuoda esille ja vahvistaa niitä. Tällöin ollaan tavallaan askeleen edellä ja riskit eivät pääse kasautumaan ja epäkohtia ei välttämättä pääse edes syntymään. Luottamuksellisen ilmapiirin ja keskusteluympäristön rakentaminen on jokaisen työntekijän asia.

Toimintaa seurataan tietoon perustuen suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Kun riskejä tai epäkohtia havaitaan, suunnitellaan toimenpiteet niiden korjaamiseksi ja seurataan, ovatko toimenpiteet vaikuttaneet odotetulla tavalla, ja jos ei ole, täytyy palata takaisin suunnitteluvaiheeseen. Jatkuva seuranta ja havainnointi sekä sitä kautta toiminnan laadun ja turvallisuuden varmistaminen kuuluu kaikkien työhön ja se tuo omavalvonnan paperilta teoiksi.

Omavalvontaterveisin Niina Kaukonen, toimialajohtaja, ikääntyneiden palvelut ja kehittämisasiantuntija Susanna Lempiäinen