Siirry sisältöön

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Etelä-Savon hyvinvointilaue on Tiedonhallintalain (906/2019) 4 §:n tarkoittama tiedonhallinta yksikkö, jonka on ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain 28 §:n mukaisesti. Tämä asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain (621/1999) 13 §:n mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Lisäksi viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Etelä-Savon hyvinvointilalueen asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Tietoaineistojen kuvausten yhteydessä on esimerkinomaisesti lueteltu hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietovarannon sisältämistä tietojärjestelmistä. Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää tietoaineistoittain ohjeistukset siitä, miten tietoja voidaan pyytää.

Asiarekisteri

Etelä-Savon hyvinvointialue ylläpitää asiarekisteriä vireille pannuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista.

Pääasiallisesti Etelä-Savon hyvinvointialueen asiarekisterin muodostaa asianhallintajärjestelmä. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja on myös sopimus- ja kilpailutusjärjestelmissä, rekrytointi-, talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmissä sekä sähköisessä arkistossa.

Etelä-Savon hyvinvointialueen tietovarannot (tietoaineistojen muodostama kokonaisuus)

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Tietovarantoja hallitaan arkistonmuodostussuunnitelman ja tiedonohjaussuunnitelman avulla. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu Etelä-Savon hyvinvointialueen verkkosivuilla julkaistavissa tietosuojaselosteissa LINKKI. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.

Etelä-Savon hyvinvointialueen tiedonhallinta koostuu fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä. Arkistot koostuvat pitkään ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja sisältävistä päätearkistoista ja palvelualueilla olevista lähi- ja käsiarkistoista. 

Keskeisimmät Etelä-Savon hyvinvointialueen tietovarannot, henkilörekisterit ja tietojärjestelmät on kuvattu alla:

Hallinnon tietovaranto sisältää tietoja päätöksenteon, luottamushenkilötyöskentely, sopimusten hallinnan, organisaation operatiivinen johtamisen sekä organisaation toiminnan järjestämisen, seurannan ja tukemisen tietoaineistoja.

Hallinnon tietovarantoon kohdistuvan tietopyynnön voi tehdä kirjaamon sähköpostiosoitteeseen kirjaamo@etelasavonha.fi

Tietojärjestelmät: Asianhallintajärjestelmä, sopimusten hallinnan järjestelmä

Hakutekijät: nimi, asia, päätös, sopimus, toimielimen nimi

Henkilöstön tietovaranto sisältää Etelä-Savon Hyvinvointilaueen työnantaja-asemassa toimimiseen liittyvät tiedot. Tietovarantoon tallennettavia tietoja ovat esimerkiksi rekrytointiin, palvelussuhdeasioihin, osaamisen kehittämiseen, työhyvinvoinnin edistämiseen sekä palkan, palkkioiden ja korvausten maksamiseen liittyvät tiedot.

Hallinnon tietovarantoon tietopyynnön voi tehdä kirjaamon sähköpostiosoitteeseen kirjaamo@etelasavonha.fi

Tietojärjestelmät: henkilöstöhallinnon järjestelmät, osaamisen hallinnan järjestelmä, rekrytointijärjestelmä, asianhallintajärjestelmä, työvuorojen suunnittelun järjestelmä

Hakutekijät:  työntekijän nimi, henkilötunnus, henkilönumero, viranhaltija, asian nimeke

Pelastustoimen tietovaranto sisältää muun muassa palotarkastuksien, pelastustoiminnan tiedottamiseen, tulipalojen ja onnettomuuksien ennalta ehkäisyn, vaarallistenaineiden torjunnan, sammutus- ja pelastustoimintaan ja varautumiseen liittyvät tiedot.

Tietovarantoon tallennetaan tietoa esimerkiksi palvelutasopäätöksistä, varautumissuunnitelmista, turvallisuusviestinnästä, lausunnoista, palotarkastuksista ja muista valvontaa koskevista tiedoista.

Pelastustoimen tietopyynnön voi tehdä kirjaamon sähköpostiosoitteeseen kirjaamo@etelasavonha.fi

Tietojärjestelmät: onnettomuuksien ehkäisyn tietojärjestelmä, pelastustoimen resurssi ja onnettomuustilastot, onnettomuustiedote järjestelmä

Hakutekijät:  rakennustunnus, kohteen osoite, asianumero, asian nimeke, onnettomuustyyppi, riskiluokka

Sosiaalihuollon tietovaranto sisältää sosiaalipalvelujen tuottamiseen liittyvät tietokokonaisuudet. Pääasiassa tietovarannon asiakirjat ovat asiakastietoja.

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ovat salassa pidettäviä.

Asiakkaalla on pääsääntöisesti oikeus saada itseään koskevista asiakirjoista tieto, asiakastietojen pyytämisestä tarkemmat sivulla tietojen pyytäminen ja tarkastaminen.

Tietopyynnön voi yksilöidä esimerkiksi nimellä, henkilötunnus, päätösnumero, asianumero

Tietojärjestelmät: asiakastietojärjestelmät, palvelusetelijärjestelmä, asianhallintajärjestelmä

Talouden tietovaranto sisältää talousasioiden ohjauksen, talouden suunnittelun ja seurannan, omaisuuden hallinnan, rahoituksen ja varainhallinnan, kirjanpidon ja maksuliikenteen sekä hankintatoimen tietokokonaisuudet.

Tietovarantoon tallennetaan tietoa esimerkiksi talousarvioista ja sen valmistelusta, talouden seurantaan liittyvästä raportoinnista sekä osto- ja myyntireskontrasta. Hankintoihin liittyvissä prosesseissa syntyy esimerkiksi vaatimusmäärittelyitä, tarjouspyyntöjä, tarjouksia, tarjousten vertailuja, hankintapäätöksiä sekä hankintasopimuksia.

Talouden tietovarantoon tietopyynnön voi tehdä kirjaamon sähköpostiosoitteeseen kirjaamo@etelasavonha.fi

Tietojärjestelmät:  kirjanpitojärjestelmä, osto- ja myyntireskontrajärjestelmä, muut taloushallinnon järjestelmät, asianhallintajärjestelmä, kilpailutusjärjestelmä, sopimusjärjestelmä

Hakutekijät: asian nimi, asianumero, kustannuspaikka, tositenumero, toimittajan nimi

Terveydenhuollon tietovaranto muodostuu potilaan hoidon suunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin liittyvät tiedot.

Omia potilastietojaan voi tarkastella Omakanta-palvelusta. Potilaalla on pääsääntöisesti oikeus saada itseään koskevista asiakirjoista tieto, potilastietojen pyytämisestä tarkemmat ohjeistukset linkki tähän !

Vainajan henkilötietoja voidaan luovuttaa lähiomaiselle, joka tarvitsee tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten, ks. tarkemmin tietojen pyytäminen ja tarkastaminen.

Tietopyynnön voi yksilöidä esimerkiksi nimellä tai henkilötunnuksella.

Tietojärjestelmät: potilastietojärjestelmä, terveydenhuollon erillistietojärjestelmät, diagnostiset järjestelmät, lääkinnälliset laitteet, kuvantamisen järjestelmät

Sivua muokattu 3.1.2023