Tietosuojaselosteet

Asiakaskyselyiden ja ilmoittautumisten tietosuojaseloste (pdf)

Etelä-Savon hyvinvointialueen henkilökuljetuspalvelut tietosuojaseloste (pdf)

Kameravalvonnan tietosuojaseloste (pdf)

Pelastustoimen asiakasrekisteri (pdf)

Perhehoidon tietosuojaseloste (avautuu selaimeen)

Tietojärjestelmien tietosuojaseloste (pdf)

Verkostoituneen lähisuhdeväkivaltatyön avainhenkilörekisteri

Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle
EU:n yleinen tietosuoja-asetus, (2016/679), artiklat 13 ja 14
Tietosuojalaki (1050/2018)
12.3.2024

1. Rekisterin nimi

Etelä-Savon hyvinvointialueen terveydenhuollon asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Etelä-Savon hyvinvointialue

Porrassalmenkatu 35-37, 50100 Mikkeli
p.  015 411 4100
kirjaamo@etelasavonha.fi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Etelä-Savon hyvinvointialue, johtajaylilääkäri

4. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt

Etelä-Savon hyvinvointialueen johtajaylilääkäri tai asianhallintapäällikkö
Porrassalmenkatu 35-37, 50100 Mikkeli
p. 015 411 4100 
kirjaamo@etelasavonha.fi

Rekisteriasioissa voi ottaa yhteyttä myös hoito- ja palveluyksikön henkilökuntaan.

5. Tietosuojavastaava

Porrassalmenkatu 35-37, 50100 Mikkeli
p. 015 411 4100
tietosuojavastaava@etelasavonha.fi

6. Rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn peruste

Terveydenhuollon rekisteritietoja käytetään asiakkaan terveydenhuollon palveluiden järjestämiseen, suunnitteluun ja toteuttamiseen sekä hänen asiakastietojensa ja -maksujensa käsittelyyn. Tietoja käytetään myös terveydenhuollon toiminnan suunnitteluun, tilastointiin sekä opetus- ja tutkimustarkoituksiin ja ammattihenkilöiden toiminnan valvontaan.

Rekisteri kattaa myös terveyspalvelujen digitaalisen palvelukanavan, joka mahdollistaa myös osittaisen pääsyn rekisteröidyn omiin terveydenhuollon tietoihin. Digitaalisessa asioinnissa henkilötietoja käsitellään Eloisan digitaalisen palvelut -asiointialustalla rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella. Asiakassuhde muodostuu rekisteröidyn ottaessa Eloisan digitaaliset palvelut -asiointikanavan käyttöönsä. Eloisan digitaaliset palvelut -asiointipalvelussa hallinnoidaan asiakkaan itsensä kirjaamia tai valtuutetun (suomi.fi -valtuutus) asiakkaan puolesta kirjaamia terveydentila ja muita tietoja. Palvelussa voi asioida myös anonyymina.

Terveydenhuollon asiakasrekisterin oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (GDPR, EU 2016/679, art. 6, kohta c).

Keskeinen lainsäädäntö:

• Laki hyvinvointialueesta (611/2021)
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023)
• Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (1992/785)

7. Rekisterin tietosisältö

Terveydenhuollon asiakasrekisteri muodostuu Etelä-Savon hyvinvointialueen terveydenhuollon tehtävien järjestämisessä syntyneistä asiakastiedoista.

Rekisteri koostuu seuraavista tiedoista:

• asiakkaan perustiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, yhteyshenkilöiden tiedot)
• asiakkaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot
• tutkimus- ja hoitolaitteiden sekä apuvälineiden käyttöön liittyvät tiedot
• hoidon maksuihin ja tilastointeihin liittyvät tiedot
• digitaalisen asioinnin tiedot, kuten
  • asiakkaan/asiakkaan valtuutetun ja ammattilaisen väliset viestit ja mahdolliset liitetiedostot
  • asiakkaan terveys- ja hyvinvointitiedot
  • asiakkaan suostumus digitaaliseen asiointiin

Digitaalisen asioinnin keskeiset tiedot tallennetaan varsinaiseen potilastietojärjestelmään.

Terveydenhuollon tiedot ovat salassa pidettäviä. (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä, 703/2023, §4)

8. Rekisterin säännönmukaiset lähteet

Rekisteritiedon pääasialliset tietolähteet:

• asiakas tai hänen edustajansa/valtuutettu
• asiakas- ja hoitosuhde
• Etelä-Savon hyvinvointialueen oman toiminnan kautta
• Digi- ja väestötietovirasto
• muut terveydenhuollon toimintayksiköt

9. Asiakastietojen luovuttaminen

Lainsäädäntö määrittelee terveydenhuollon asiakastiedot arkaluonteisiksi ja salassa pidettäviksi.

Asiakastietoja voidaan luovuttaa rekisterin ulkopuolelle vain:

• asiakkaan/hänen laillisen edustajansa suostumuksella
• erityislain nojalla
• tieteelliseen tutkimustyöhön sosiaali- ja terveysministeriön ohjeistuksen mukaisesti

Lisäksi Terveyden ja hyvinvoinnin laitos ja Lääkelaitos ovat terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä annetun lain (1989/556) mukaan oikeutettuja pitämään terveydenhuollon valtakunnallisia keskusrekistereitä ja saamaan terveydenhuollon laitoksilta muun muassa seuraavia rekisteritietoja:

• hoitoilmoitusrekisteri
• syntyneiden lasten rekisteri
• syöpärekisteri
• tartuntatautirekisteri
• implanttirekisteri
• lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri

10. Rekisterin käyttö ja suojaaminen

Rekisteritietojen käyttö ja käyttöoikeudet perustuvat asiakkaan ja hoitavan henkilökunnan väliseen hoito- ja palvelusuhteeseen. Tietoja saavat käyttää vain hoitoon ja palveluun osallistuvat henkilöt työ- ja virkatehtäviensä mukaisesti. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös työ- ja virkasuhteen päätyttyä. Tietojen käyttöä valvotaan säännöllisesti.

Potilastietojärjestelmään pääsy on rajoitettu työ- ja tehtäväroolin mukaisilla henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla, joiden myöntäminen perustuu lainsäädäntöön ja Sosiaali- ja terveysministeriön määräyksiin käyttöoikeuksista sekä henkilön ammatilliseen pätevyyteen ja työtehtäviin. Käyttöoikeudet henkilölle anoo hänen esihenkilönsä. Teknisillä suojatoimilla estetään tietojen häviäminen tai vahingoittuminen. Teknisiä suojatoimia ovat pääsynhallinta, lokitiedot, varmuuskopiointi ja suojattu käyttöympäristö.

Paperiaineistoa säilytetään käsittelyn aikana valvottuna työyksiköissä. Paperiaineisto arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti asiakaskohtaisiin kansioihin arkistotiloihin. Arkistotiloihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden työtehtäviin arkistojen käsittely kuuluu. Arkistoitujen asiakirjojen käsittelyä valvotaan.

Digitaalinen asiointi edellyttää vahvaa tunnistautumista (suomi.fi-tunnistautuminen). Asiakkaat ja valtuutetut kirjautuvat tietokoneen tai mobiililaitteen selaimella tai mobiililaitteella Eloisan digitaalisiin palveluihin pankin antamilla henkilökohtaisilla tunnuksilla, mobiilivarmenteella tai sähköisellä henkilökortilla. Asiointia voi toteuttaa myös anonyymisti. Henkilötietoja digitaalisella asiointialustalla käsittelevät vain asiakas itse/valtuutettu ja terveydenhuollon ammattihenkilö. Eloisan digitaalisten palveluiden tiedot sijaitsevat tietoturvallisessa ympäristössä sopimuksenmukaisella palveluntuottajalla ja tietoliikenneyhteydet on salattu.

Terveydenhuollon asiakastietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen tiedonohjaussuunnitelman sekä tietosuojasääntelyn perusteella.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Lähtökohtaisesti tietoja ei siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

Joissakin ratkaisussa (esim. digitaalinen asiointi) siirtoa EU-/ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuu. Tällöin siirroissa huomioidaan henkilötiedon suojaaminen sekä Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksen 2016/679 edellyttämät siirtoperusteet.

12. Tietojen säilytysajat

Terveydenhuollon asiakastietojen säilytysajat on määritelty Asiakastietolaissa (703/2023). Pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistoidaan siten kuin Kansallisarkisto arkistolain 8 §:n nojalla määrää.

13. Rekisteröidyn informointi

Asiakasta informoidaan hänen henkilötietojensa käsittelystä hoito- ja palvelusuhteen aikana. Lisäksi tietosuojaseloste on nähtävillä internet-sivustolta (www.etelasavonha.fi).

14. Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan asiakkaalle kirjallinen selvitys.

Rekisterinpitäjän on toimittaa tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Tarkastuspyyntö toimitetaan Etelä-Savon hyvinvointialueen kirjaamoon (kirjaamo@etelasavonha.fi) Tarkastuspyyntölomake on saatavissa hyvinvointialueen internet-sivustolta (www. etelasavonha.fi).

Rekisteröidyllä on oikeus saada lokitietoihin perustuen tietoonsa myös, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

15. Tiedon korjaaminen

Rekisterissä oleva asiavirhe on rekisterinpitäjän korjattava ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan ilmoituksesta. 

Jos haluat muuttaa tai täydentää asiakasrekisteriin tallennettuja tietojasi, tee kirjallinen oikaisupyyntö ja lähetä se Etelä-Savon hyvinvointialueen kirjaamoon. Oikaisupyynnön tulee sisältää tiedot siitä, miksi ja miten tietoja haluat korjata. Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee rekisterin vastuuhenkilö.

Tiedon oikaisupyyntö tehdään korjausvaatimuslomakkeella ja se on saatavilla hyvinvointialueen internet-sivustolta (www.etelasavonha.fi)).  Lomake toimitetaan Etelä-Savon hyvinvointialueen kirjaamoon.

Digitaalisessa asioinnissa asiakkaalla on oikeus peruuttaa asiointisopimus/-tili milloin tahansa.

Koska kyseessä on rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä, niin tietojen poisto-oikeutta ei ole.

16. Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus

Rekisterin käyttäjille on laadittu erilliset ohjeet ja koulutusta järjestetään tarpeen mukaan.

17. Oikeus valittaa

Tietojensa käsittelystä voi kysyä asioinnin yhteydessä siltä henkilöltä ja siitä yksiköstä, jonka asiakkaana on.

Myös rekisterin yhteyshenkilöiltä ja tietosuojavastaavalta saa tietoa omista oikeuksistaan ja niiden käyttämisestä. Tietojensa käsittelyyn tyytymättömän toivotaan ottavan yhteyttä Etelä-Savon hyvinvointialueeseen asian selvittämiseksi ja tilanteen korjaamiseksi. Yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojaselosteen sivulta 1.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän epäilee, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta tai kansallisia tietosuojaa ohjaavia lakeja ja asetuksia.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00521 HELSINKI
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Puh. 029 56 66700

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679, artiklat 13 ja 14)
Tietosuojalaki (1050/2018)
4.4.2024

1. Rekisterin nimi

Etelä-Savon hyvinvointialueen sosiaalihuollon asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Etelä-Savon hyvinvointialue
Porrassalmenkatu 35-37
50100 Mikkeli

p.  015 411 4100
kirjaamo@etelasavoha.fi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Etelä-Savon hyvinvointialue, sosiaali- ja integraatiojohtaja

4. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt

Sosiaalipalvelujen sosiaali- ja integraatiojohtaja tai asianhallintapäällikkö

Etelä-Savon hyvinvointialue
Porrassalmenkatu 35-37
50100 Mikkeli

p.  015 411 4100 

5. Tietosuojavastaava

Etelä-Savon hyvinvointialue
Porrassalmenkatu 35-37
50100 Mikkeli

p.  015 411 4100
tietosuojavastaava@etelasavonha.fi

6. Rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn peruste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on sosiaalihuollon asiakkaan lakisääteisten palvelujen järjestäminen, suunnittelu, toteutus, tilastointi, valvonta ja raportointi.

Lastensuojelulain mukaan sosiaalihuollosta vastaavan toimielimen on pidettävä rekisteriä alueelle sijoitetuista lapsista. Myös lastensuojeluilmoitukset tallennetaan sosiaalihuollon asiakasrekisteriin.

Rekisteri kattaa myös sosiaalihuollon digitaalisen palvelukanavan. Digitaalisessa asioinnissa henkilötietoja käsitellään Eloisan digitaalisen palvelut -asiointialustalla rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella. Asiakassuhde muodostuu rekisteröidyn ottaessa Eloisan digitaaliset palvelut -asiointikanavan käyttöönsä. Eloisan digitaaliset palvelut -asiointipalvelussa hallinnoidaan asiakkaan itsensä kirjaamia tai valtuutetun (suomi.fi -valtuutus) asiakkaan puolesta kirjaamia terveydentila ja muita tietoja. Palvelussa voi asioida myös anonyymina.

Rekisterin oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (GDPR, EU 2016/679, art. 6, kohta c).

Keskeinen lainsäädäntö:

• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Sosiaalihuollon erityislainsäädäntö

7. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin merkitään tietoja, joita syntyy sosiaalihuollon yleis- ja erityislainsäädäntöön perustuen asiakkaan palvelujen järjestämisessä, suunnittelussa, toteuttamisessa ja seurannassa.

Rekisteriin merkittäviä henkilötietoja ovat:

• Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilö/omainen/huoltaja)
• Sosiaalihuoltoon vireille tulleiden asioiden tiedot (ilmoitukset, hakemukset ja yhteydenotot sekä niiden käsittelytiedot)
• Palvelutarpeen arviointia koskevat tiedot (palvelutarpeen arvioinnit)
• Palvelujen suunnittelua koskevat tiedot (asiakas- ja palvelusuunnitelmat)
• Palvelujen järjestämistä koskevat tiedot (päätökset, maksusitoumukset, lausunnot, lähetteet, virka-apupyynnöt)
• Palvelujen toteuttamista koskevat tiedot (toteuttamissuunnitelmat)
• Asiakaskertomusmerkinnät sekä muut asiakasprosesseissa syntyvät asiakirjat
• Ilmoituksiin ja yhteydenottoihin liittyvät asiakaskertomusmerkinnät sekä muut
• ilmoitusten ja yhteydenottojen käsittelyn prosesseissa syntyvät asiakirjat
• Yksityisesti tai kuntaan sijoitetun lapsen sijoituksen laatu, sijoituspaikan tiedot, sijoituksen alkaminen/loppuminen, sijoittajakunnan tiedot, lapsen tarvitsemat tukitoimet/palvelut, sijaishuoltopaikan valvonta
• digitaalisen asioinnin tiedot, kuten
  • asiakkaan/asiakkaan valtuutetun ja ammattilaisen väliset viestit ja mahdolliset liitetiedostot
  • asiakkaan suostumus digitaaliseen asiointiin

Digitaalisen asioinnin keskeiset tiedot tallennetaan varsinaiseen asiakastietojärjestelmään.

Sosiaalihuollon tiedot ovat salassa pidettäviä. (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä, 703/2023, §4).

8. Rekisterin säännönmukaiset lähteet

Asiakasrekisterin tiedot kerätään asiakkaalta itseltään ja hänen omaisiltaan, sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstöltä, muilta sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksiköiltä, viranomaisilta sekä Digi- ja väestötietovirastolta.

9. Tietojen luovuttaminen

Asiakastietoja luovutetaan

• palveluihin ja hoitoon liittyen terveydenhuoltoon ja muille sosiaalihuollon toimintayksiköille lainsäädäntöön tai suostumukseen perustuen
• lainsäädännön perusteella valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoituksiin sekä viranomaisille, vakuutusyhtiöille ja -laitoksille
• tarvittaessa laskutukseen liittyen viranomaisille, esimerkiksi maksuhäiriöiden yhteydessä ulosottotoimenpiteitä suorittaville
• tieteelliseen tutkimukseen tietoluvan perusteella
• asiakkaalle itselleen
• asiakkaan omaisille tai läheisille lainsäädäntöön tai suostumukseen perustuen.

Viranomaisille tai yhteisöille, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus, tietoja luovutetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella asian vaatimassa muodossa ja laajuudessa.

10. Asiakastietojen käyttö ja suojaaminen

Asiakastietoja käsittelevät työntekijät tai viranhaltijat, joiden tehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Muille tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan suostumuksella tai lain määräämissä tilanteissa.

Kaikki Etelä-Savon hyvinvointialueen lukuun toimivat ja sopimussuhteella palveluita tuottavat ovat asiakkaiden tiedoista salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös asiakas- ja palvelusuhteen tai sopimussuhteen päätyttyä.

Sähköiseen asiakastietojärjestelmään on pääsy henkilökohtaisilla työroolin mukaisilla käyttöoikeuksilla. Käyttöoikeudet perustuvat lainsäädäntöön ja THL:n määräyksiin sekä henkilön ammatilliseen pätevyyteen ja työtehtäviin.

Paperiaineistoa käsitellään valvottuna työyksiköissä ja säilytetään lukitussa tilassa. Paperiaineisto arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti asiakaskohtaisiin kansioihin arkistotiloihin.

Digitaalinen asiointi edellyttää vahvaa tunnistautumista (suomi.fi-tunnistautuminen). Asiakkaat ja valtuutetut kirjautuvat tietokoneen tai mobiililaitteen selaimella tai mobiililaitteella Eloisan digitaalisiin palveluihin pankin antamilla henkilökohtaisilla tunnuksilla, mobiilivarmenteella tai sähköisellä henkilökortilla. Yleisen tason asioinnin voi toteuttaa myös anonyymisti. Henkilötietoja digitaalisella asiointialustalla käsittelevät vain asiakas itse/valtuutettu ja sosiaalihuollon ammattihenkilö. Eloisan digitaalisten palveluiden tiedot sijaitsevat tietoturvallisessa ympäristössä sopimuksenmukaisella palveluntuottajalla ja tietoliikenneyhteydet on salattu.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Etelä-Savon hyvinvointialueen toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Joissakin ratkaisussa (esim. digitaalinen asiointi) siirtoa EU-/ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuu. Tällöin siirroissa huomioidaan henkilötiedon suojaaminen sekä Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksen 2016/679 edellyttämät siirtoperusteet.

12. Tietojen säilytysajat

Sosiaalihuollon asiakastietojen säilytysajat on määritelty Asiakastietolaissa (703/2023). Pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistoidaan siten kuin Kansallisarkisto arkistolain 8 §:n nojalla määrää.

13. Tarkastusoikeus

Rekisterinpitäjän toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tarkastuspyyntö toimitetaan Etelä-Savon hyvinvointialueen kirjaamoon. Tarkastuspyyntölomake on saatavissa hyvinvointialueen internet-sivustolta (www.etelasavonha.fi).

14. Tiedon korjaaminen

Rekisterissä oleva asiavirhe on rekisterinpitäjän korjattava ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan ilmoituksesta.  

Jos haluat muuttaa tai täydentää asiakasrekisteriin tallennettuja tietojasi, tee kirjallinen oikaisupyyntö ja lähetä se Etelä-Savon hyvinvointialueen kirjaamoon. Oikaisupyynnön tulee sisältää tiedot siitä, miksi ja miten tietoja haluat korjata. Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee viimekädessä rekisterin vastuuhenkilö. Koska kyseessä on rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä, niin tietojen poisto-oikeutta ei ole.

Tiedon oikaisupyyntö tehdään korjausvaatimuslomakkeella ja se on saatavilla hyvinvointialueen internet-sivustolta (www.etelasavonha.fi).  Lomake toimitetaan Etelä-Savon hyvinvointialueen kirjaamoon.

15. Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus

Rekisterin käyttäjille on laadittu erilliset ohjeet ja koulutusta järjestetään tarpeen mukaan.

16. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietojen käsittelystä voi kysyä asioinnin yhteydessä siltä henkilöltä ja siitä yksiköstä, jonka asiakkaana on tai rekisterin yhteyshenkilöiltä. Tietosuojavastaavalta saa tietoa omista oikeuksistaan ja niiden käyttämisestä.

Tietojensa käsittelyyn tyytymättömän toivotaan ottavan yhteyttä Etelä-Savon hyvinvointialueen vastuutahoihin asian selvittämiseksi ja tilanteen korjaamiseksi. Yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojaselosteen sivulta 1.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos epäilee henkilötietojensa käsittelyssä rikotaan  EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00531 HELSINKI

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Puh. 029 56 66700
tietosuoja@om.fi

Julkaistu 28.3.2024

Käyttöehtojen hyväksyminen digitaalisten palveluiden käyttämiseen Etelä-Savon sosiaali- ja terveydenhuollossa

Eloisan digitaaliset palvelut on Etelä-Savon hyvinvointialueella oleva digitaalinen palvelukanava sosiaali- ja terveydenhuollon palveluihin. Eloisan digitaaliset palvelut verkkosivusto ja myöhemmin keväällä 2024 julkaistava mobiilisovellus (OmaEloisa) perustuu BeeHealthy Oy:n toimittamaan palvelualustaan.

Palvelu mahdollistaa asiakkaan ja sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisen kesken turvallisen etäasioinnin kuten videovastaanoton, kiireettömän ja reaaliaikaisen viestinvaihdon, digivalmennukset sekä omahoito-ohjeiden jakamisen asiakkaille hyvinvoinnin edistämiseksi. Etäasiointikeskustelut sekä kyselylomakkeiden vastaukset tallentuvat sovellukseen ja ovat siellä nähtävillä. Palvelua kehitetään jatkuvasti, mikä mahdollistaa asiakkaille säännöllisesti uusia toiminnallisuuksia käyttöönsä.

Palvelussa voi päivittää oman puhelinnumeronsa ja sähköpostiosoitteensa, osoitetiedot päivittyvät automaattisesti Suomi.fi-valtuutuuden kautta. Palvelussa voi rajoitetusti asioida myös anonyymisti (esim. yleinen ohjaus).

Hyväksymällä nämä käyttöehdot vakuutan ymmärtäväni lukemani ja sitoudun noudattamaan palvelun käyttöehtoja.

Ymmärrän, että mikäli asiani vaatii välitöntä apua, soitan hätänumeroon 112.

Ymmärrän, että tieto, jonka tunnistautuneena välitän Eloisan digitaaliset palvelut-verkkosivuston ja jatkossa myös mobiilisovelluksen kautta, voi päätyä osaksi terveydenhuollon potilastietojani ja/tai sosiaalihuollon asiakastietojani, jolloin niihin sovelletaan asiakas- ja potilastietoja koskevia säädöksiä ja määräyksiä.

Ymmärrän, että tieto, jonka välitän Eloisan digitaaliset palvelut palvelukanavien kautta, ei kaikilta osin tallennu potilastietoina potilastietojärjestelmään vaan digitaalisen asioinnin palvelualustalle. Näitä tietoja voivat olla mm. chat- keskusteluiden sisältö, kyselyiden vastaukset ja kiireettömien viestien sisältö. Keskeiset hoitopäätöksiin vaikuttavat tiedot kirjataan potilastietoina potilastietojärjestelmään.

Ymmärrän, että minulta voidaan evätä palvelun käyttöoikeus, jos käytän sitä tahallani väärin. Väärinkäytöksiä ovat esimerkiksi uhkaava ja epäasiallinen käytös sekä loukkaavan tai laittoman materiaalin lähettäminen.

Ymmärrän, että Eloisan digitaaliset palvelut sivusto (ja myöhemmin käyttöönotettava sovellus OmaEloisa) voi joskus olla poissa käytöstä esimerkiksi huoltokatkojen, teknisten vikojen tai vastaavien syiden vuoksi.

Hyväksymällä nämä käyttöehdot annan suostumukseni digitaaliseen asiointiin sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten kanssa. Ymmärrän, että palvelun käyttö on vapaaehtoista ja voin peruuttaa suostumukseni milloin vain. Halutessani voin lopettaa digitaalisen asioinnin käytön Eloisan digitaaliset palvelut verkkosivustolla ja myöhemmin myös mobiili-sovelluksen kautta, tai kirjallisella ilmoituksella Etelä-Savon hyvinvointialueelle, kirjaamo@etelasavonha.fi

Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle
EU:n yleinen tietosuoja-asetus, (2016/679), artiklat 13 ja 14
13.3.2024

1. Rekisterin nimi

Rekrytoinnin tietosuojaseloste

2. Rekisterinpitäjä

Etelä-Savon hyvinvointialue

Porrassalmenkatu 35-37
50100 Mikkeli
p.  015 411 4100
kirjaamo@etelasavonha.fi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Etelä-Savon hyvinvointialue, henkilöstöjohtaja

4. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt

Etelä-Savon hyvinvointialueen henkilöstöjohtaja tai asianhallintapäällikkö

Porrassalmenkatu 35-37
50100 Mikkeli
p. 015 411 4100 
kirjaamo@etelasavonha.fi

5. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava
Etelä-Savon hyvinvointialue Eloisa
Keskussairaalantie 6
57120 Savonlinna
p. 044 417 3074
tietosuojavastaava@etelasavonha.fi

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin tarkoitus on henkilöstön rekrytointi Etelä-Savon hyvinvointialueen vakituisiin ja määräaikaisiin palvelussuhteisiin. Lisäksi rekisteriä voidaan käyttää rekrytointimarkkinointiin.

Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:

• Laki kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta 304/2003
• Työsopimuslaki 55/2001
• Työelämän tietosuojalaki 759/2004

7. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää työnhakijan luovuttamat yhteystiedot (pääsääntöisesti nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite) ja muut itsestään mahdollista työnhakua varten ilmoittamat tiedot liitetiedostoineen. Rekisteri voi sisältää myös työnantajan edustajien rekrytointiprosessissa kirjaamia tietoja.

8. Rekisterin säännönmukaiset lähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

Säännönmukaisina tietolähteinä ovat Kuntarekry.fi palvelun käyttäjiksi rekisteröityneet työnhakijat.

Rekisteröityessään Kuntarekry.fi-palveluun ja lähettäessään palvelun kautta hakemuksia Eloisaan on kyseisessä tilanteessa lähetetyn ja tallennetun hakemuksen sisältämien henkilötietojen osalta Eloisa rekisterinpitäjän asemassa hakemuksen lähettämisen jälkeen.

Työnhakijat vastaavat omasta tietojenkäsittelystään järjestelmässä ja Etelä-Savon hyvinvointialue vastaa työnantajana käyttäjiensä tietojenkäsittelystä rekrytointijärjestelmässä.

Lisätietoja: KL-Kuntarekry Oy (rekisteriseloste www.kuntarekry.fi)

Säännönmukaisina tietolähteinä ovat myös messuilta, tapahtumista ja rekrybotin kautta kerättävät yhteystiedot, joissa henkilö antaa suostumuksensa siihen, että hänelle voidaan tarjota työtehtäviä ja/tai kohdentaa rekrytointimarkkinointiin liittyvää viestintää.

9. Asiakastietojen luovuttaminen

Lähtökohtaisesti tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Mahdollinen luovutus tapahtuu vain rekisteröidyn suostumuksella tai lakisääteisen velvoitteen perusteella.

10. Rekisterin käyttö ja suojaaminen

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmien käyttöoikeuksia. Lisäksi suojausta tukevat järjestelmäkokonaisuuden asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyviä tekniset suojaustoimet.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

Paperiaineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietojen siirtoa EU-/ETA-alueen ulkopuolelle ei tapahdu.

12. Rekisteröidyn informointi

Tietosuojaseloste löydettävissä Etelä-Savon hyvinvointialueen internet-sivustolta (www.etelasavonha.fi).

13. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja sitä ei voida evätä.

Tarkastusoikeuden toteuttaminen

Tarkastuspyyntölomake on saatavissa kaikista Etelä-Savon hyvinvointialueen internet-sivustolta. Kirjallisena tehty tarkastuspyyntö osoitetaan Etelä-Savon hyvinvointialueen kirjaamoon (kirjaamo@etelasavonha.fi).

Tarkastusoikeuden käyttäminen on asiakkaalle maksutonta kerran vuodessa.

14. Tiedon korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai työntekijän kirjallisesta vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Mikäli työntekijän vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, tulee työntekijän saada siitä kirjallinen selvitys.

Mikäli henkilön palvelussuhdetietoihin tulee muutoksia tai korjattavaa, on siitä oltava kirjallinen päätös.

15. Rekisteritietojen säilytys ja hävittäminen

Säilytys ja hävittäminen toteutetaan henkilötietojen säilytystä säätelevien lakien ja asetusten mukaisesti.

16. Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus

Rekisterin käyttäjille on laadittu erilliset ohjeet ja koulutusta järjestetään tarpeen mukaan.

17. Oikeus valittaa

Tietojensa käsittelyyn tyytymättömän toivotaan ottavan yhteyttä Etelä-Savon hyvinvointialueeseen asian selvittämiseksi ja tilanteen korjaamiseksi. Yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojaselosteen sivulta 1.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän epäilee, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta tai kansallisia tietosuojaa ohjaavia lakeja ja asetuksia.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00521 HELSINKI
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Puh. 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679, artiklat 13 ja 14)
Tietosuojalaki (1050/2018)
16.9.2024

1. Rekisterin nimi

Verkostoituneen perhekeskustyön ammattilaisrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Etelä-Savon hyvinvointialue
Porrassalmenkatu 35-37
50100 Mikkeli
p. 015 411 4100
kirjaamo@etelasavoha.fi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Etelä-Savon hyvinvointialue, sosiaali- ja integraatiojohtaja

4. Rekisteriasioita käsittelevä henkilö

Perhekeskuskoordinaattori
Etelä-Savon hyvinvointialue
Porrassalmenkatu 35-37
50100 Mikkeli
p. 040 359 9428

5. Tietosuojavastaava

Etelä-Savon hyvinvointialue
Porrassalmenkatu 35-37
50100 Mikkeli
p. 015 411 4100
tietosuojavastaava@etelasavonha.fi

6. Rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn peruste

Verkostoituneen perhekeskustyön ammattilaisten käyttäjähallinta Ammattilaisten oma –
järjestelmässä. Käyttäjätiedot tarvitaan Ammattilaisen oman käyttöliittymän ja sen alaisten
palveluiden (kuten Sähköinen perhekeskus ammattilaisille, Omavire) pääsyyn- ja
käyttövaltuushallintaan sekä alueen sisäiseen ja alueiden väliseen ammattilaisten yhteistyöhön.
Verkoston ammattilaiskäyttäjiä ovat alueen perhekeskustyön ammattilaiset (ml. Etelä-Savon
hyvinvointialueen ammattilaiset, alueen kuntien sivistystoimen ammattilaiset, alueen järjestöjen ja
seurakunnan ammattilaiset sekä mahdolliset alueen alihankkijat).
Rekisterin oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja rekisteröidyn suostumus
(GDPR, EU 2016/679, art. 6, kohta c ja a). Sähköisen perhekeskuksen ammattilaisosiossa
kerätään ammattilaisen suostumuksella ammattilaisrekisteriä alueiden sisäiseen ja alueiden
väliseen ammatilliseen yhteistyöhön liittyen.

Keskeinen lainsäädäntö:

Laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä (612/2021)

• Laki hyvinvointialueesta (611/2021)
• Lapsen oikeuksien sopimus
• Lastensuojelulaki (417/2007)
• Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
• Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)
• Terveydenhuoltolaki (1326/2010)
• Opiskeluhuoltolaki (1287/2013)
• Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)

7. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröityjä ovat Etelä-Savon hyvinvointialueen ammattilaiset, alueen kuntien sivistystoimen ammattilaiset, alueen järjestöjen ja seurakunnan ammattilaiset sekä mahdolliset alueen alihankkijat.

Käyttäjätiedot: nimi, työsähköpostiosoite, puhelinnumero sekä käyttäjän kirjautumistyypistä riippuen varmennekortin tunniste/käyttäjätunnus.

Lisäksi käsitellään seuraavia tietoja: tehtävänimike, organisaatio, hyvinvointialue, voimassaolon alkamispäivä ja mahdollinen päättymispäivä sekä rooli järjestelmässä.

Pakolliset evästetiedot: pakolliset evästeet sisältävät tietoja, jotka liittyvät istunnon hallintaan, kuten istunnon tunnisteet, käyttäjän id sekä käyttäjälle asetetut käyttövaltuudet.

8. Rekisterin säännönmukaiset lähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään ilmoittautumislomakkeella täyttämistä tiedosta. Henkilötietojen (etunimi, sukunimi, varmennekortin numero, hyvinvointialue) antamatta jättäminen on este ilmoittautumisen käsittelylle.

9. Tietojen luovuttaminen

Ei säännönmukaisia luovutuksia.

10. Asiakastietojen käyttö ja suojaaminen

Käyttäjätietoja käsittelevät työntekijät, joiden tehtäviin käyttäjähallinta kuuluu. Käsittelijänä on myös sopimussuhteessa oleva palveluntuottaja/järjestelmätoimittaja.

Paperiaineistoa käsitellään valvottuna työyksiköissä ja säilytetään lukitussa tilassa. Paperiaineisto arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti asiakaskohtaisiin kansioihin arkistotiloihin.

11. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Tiedonkäsittelyssä käytetään Google-palveluja. Tiedon siirto EU-/ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan EU:n tietosuojaneuvoston hyväksymän tietosuojakehyksen mukaisesti.

12. Automaattisen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietojen käsittelyssä ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

13. Tietojen säilytysajat

Tietojen säilytysaika Asiakastietolain (703/2023) mukaisesti.

14. Suostumusten hallinnointi

Tunnistautumisen yhteydessä käyttäjä antaa suostumuksensa tietojensa tallentamiseen Ammattilaisen omaan. Suostumus peruutetaan ottamalla yhteyttä rekisteriasioita käsittelevään henkilöön (yhteystiedot selosteen sivulla 1, kohdassa 4)

Perumisen jälkeen rekisteröity ei voi jatkaa Ammattilaisen oman käyttöä, ennen kuin hän antaa suostumuksen uudelleen Ammattilaisen oman käyttöä varten.

15. Evästeet ja kävijätilastot

Ammattilaisen omassa käytetään pakollisia evästeitä, jotta sivusto toimii oikein, on tietoturvallinen ja miellyttävä käyttää. Evästeiden avulla palvelun kehittäjät saavat arvokasta tietoa kehittämisen tueksi. Käyttämällä Ammattilaisen omaa käyttäjä hyväksyy automaattisesti pakolliset evästeet.

Ammattilaisen omassa ei käytetä markkinointievästeitä. Pakolliset evästeet sisältävät tietoja, jotka liittyvät istunnon hallintaan kuten käyttäjäistunnon ID-tunnus. Yksittäistä käyttäjää ei voi tunnistaa evästeiden avulla kerättävistä tiedoista.

Analytiikkatyökaluun kerättyjä kävijätilastoja pääsevät tarkastelemaan ainoastaan Ammattilaisen oman kehittäjät ja testaajat, jotka hyödyntävät tietoja palvelun kehittämisessä käyttäjäystävällisemmäksi. Yksittäistä kävijää ei voi tunnistaa kävijätilastojen avulla kerättävistä tiedoista. Kävijätilastot ovat tietoja kuten käytetty selain, käyttöjärjestelmä, resoluutio sekä IP-osoiteavaruus. Lisäksi kävijätilastoja ovat tieto siitä, mistä sivustolta käyttäjä on Ammattilaisen
omaan tullut sekä mille sivustolle poistunut.

16. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus tarkastaa käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itselleen häntä koskevat/käsiteltävät henkilötiedot. Tarkastuspyyntö toimitetaan Etelä-Savon hyvinvointialueen kirjaamoon. Tarkastuspyyntölomake on saatavissa hyvinvointialueen internet-sivustolta (www.etelasavonha.fi).

Oikeus oikaista tietoja
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä. Oikeus voidaan evätä rekisterinpitäjän arvioinnin perusteella.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on joissakin tilanteissa oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä. Jos käsittelyä on rajoitettu, rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle ennen kuin käsittelyä koskeva rajoitus poistetaan.

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat päätökset tekee ihminen.

Oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli hän katsoo, että hänen tietosuojaoikeuksiaan on loukattu tai hän on havainnut epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojavaltuutettu ei lähtökohtaisesti ota kantaa sellaisiin tapauksiin, joissa rekisterinpitäjään ei ole oltu itse yhteydessä.

Lisätietoja saa tietosuojavaltuutetun toimistosta: www.tietosuoja.fi

Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00531 HELSINKI
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Puh. 029 56 66700
tietosuoja@om.fi

Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle
EU:n yleinen tietosuoja-asetus, (2016/679), artiklat 13 ja 14
10.4.2024

1. Rekisterin nimi

Etelä-Savon hyvinvointialueen asianhallinnan asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Etelä-Savon hyvinvointialue
Porrassalmenkatu 35-37
50100 Mikkeli
p.  015 411 4100 
kirjaamo@etelasavoha.fi

3.Rekisterin vastuuhenkilö

Etelä-Savon hyvinvointialue, asianhallintapäällikkö

4. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt

Etelä-Savon hyvinvointialueen hallintojohtaja tai asianhallintapäällikkö
Porrassalmenkatu 35-37
50100 Mikkeli
p. 015 411 4100 
kirjaamo@etelasavoha.fi

5. Tietosuojavastaava

Porrassalmenkatu 35-37
50100 Mikkeli
p. 015 411 4100 
tietosuojavastaava@etelasavoha.fi

6. Rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn peruste

Rekisterissä hoidetaan vireille tulleiden asioiden kirjaaminen, käsittelyn seuranta, asioihin liittyvien sähköisten asiakirjojen sekä toimielin- ja viranhaltijapäätösten hallinta, tietopalvelu sekä asiakirjojen arkistointi.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:

• Julkisuuslaki (621/1999)
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedon käsittelystä (703/2023)

7. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää

Vireille tulleisiin, käsiteltäviin ja päätettyihin asioihin liittyviä tietoja, kuten

• asian vireille panoon liittyvien henkilöiden, yritysten ja yhteisöjen yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yhteyshenkilö/huoltaja),
• asian käsittelyyn liittyvien viranhaltijoiden ja toimihenkilöiden yhteystiedot (nimi, titteli, yksikkö, puhelinnumero, sähköpostiosoite, käyttäjätiedot),
• asian käsittelyyn liittyvien luottamushenkilöiden yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot, luottamustoimet, luottamustoimihistoria).

Osa rekisterin sisällöstä on salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:

• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, § 24)
• Erityslainsäädännön salassapitovelvoitteet

8. Rekisterin säännönmukaiset lähteet

Tiedot saadaan asianosaisilta itseltään, vireille panijalta, lausunnonantajalta, yhteisöiltä ja viranomaisilta, asian käsittelijältä, sopimuskumppanilta sekä luottamushenkilöiltä. Tietoja täydennetään valmistelussa ja päätöksenteossa.

9. Asiakastietojen luovuttaminen

Asiakastietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa viranomaisen kirjallisella tietopyynnöllä lain edellyttämin perustein.

10. Rekisterin käyttö ja suojaaminen

Rekisteritietojen käyttö ja käyttöoikeudet perustuvat asioiden hoitamiseen liittyviin työtehtäviin. Asioiden käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Teknisillä suojatoimilla estetään tietojen häviäminen tai vahingoittuminen. Teknisiä suojatoimia ovat pääsynhallinta, lokitiedot, varmuuskopiointi ja suojattu käyttöympäristö.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen siirtoa EU-/ETA-alueen ulkopuolelle ei toteuteta.

12. Rekisteröidyn informointi

Tietosuojaseloste on Etelä-Savon hyvinvointialue Eloisan internet-sivustolla (www.etelasavonha.fi).

13. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja sitä ei voida evätä.

Tarkastusoikeuden toteuttaminen

Rekisteröity voi tarkastaa itseään koskevat tiedot henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisteriasioita hoitavilta henkilöiltä. Tarkastuspyyntölomake on saatavissa kaikista Etelä-Savon hyvinvointialue Eloisan internet-sivustolla (www.etelasavonha.fi). Kirjallisena tehty tarkastuspyyntö osoitetaan kirjaamo@etelasavonha.fi.

Tarkastusoikeuden käyttäminen on asiakkaalle maksutonta kerran vuodessa

14. Tiedon korjaaminen

Rekisterissä oleva asiavirhe on rekisterinpitäjän korjattava ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan ilmoituksesta. 

Jos haluat muuttaa tai täydentää asiakasrekisteriin tallennettuja tietojasi, tee kirjallinen oikaisupyyntö ja lähetä se Etelä-Savon hyvinvointialueen kirjaamoon. Oikaisupyynnön tulee sisältää tiedot siitä, miksi ja miten tietoja haluat korjata. Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee rekisterin vastuuhenkilö.

Tiedon oikaisupyyntö tehdään korjausvaatimuslomakkeella ja se on saatavilla hyvinvointialueen internet-sivustolta (www.etelasavonha.fi)).  Lomake toimitetaan Etelä-Savon hyvinvointialueen kirjaamoon.

15. Rekisteritietojen säilytys ja hävittäminen

Säilytys ja hävittäminen toteutetaan henkilötietojen säilytystä säätelevien lakien ja asetusten mukaisesti.

16. Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus

Rekisterin käyttäjille on laadittu erilliset ohjeet ja koulutusta järjestetään tarpeen mukaan.

17. Oikeus valittaa

Tietojensa käsittelyyn tyytymättömän toivotaan ottavan yhteyttä Etelä-Savon hyvinvointialue Eloisaan asian selvittämiseksi ja tilanteen korjaamiseksi. Yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojaselosteen sivulta 1.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän epäilee, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta tai kansallisia tietosuojaa ohjaavia lakeja ja asetuksia.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00521 HELSINKI
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Puh. 029 56 66700

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle
EU:n yleinen tietosuoja-asetus, (2016/679), artiklat 13 ja 14)
Tietosuojalaki (1050/2018)

25.9.2024

1. Rekisterin nimi

Etelä-Savon hyvinvointialueen asiakaspalautteiden asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Etelä-Savon hyvinvointialue
Porrassalmenkatu 35-37, 50100 Mikkeli
p.  015 411 4100 
kirjaamo@etelasavonha.fi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Etelä-Savon hyvinvointialue, johtajaylilääkäri
Porrassalmenkatu 35-37, 50100 Mikkeli
p.  015 411 4100 

4. Rekisteriasioita käsittelevä henkilö

Etelä-Savon hyvinvointialue
Analyytikko
Porrassalmenkatu 35-37, 50100 Mikkeli
p. 040 656 7555

5. Tietosuojavastaava

Porrassalmenkatu 35-37, 50100 Mikkeli
p. 015 411 4100 
tietosuojavastaava@etelasavonha.fi

6. Rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Asiakaspalautejärjestelmässä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakaspalautteiden kerääminen, tallentaminen, analysointi ja raportointi. Tarkoituksena on myös hyvinvointialueen asukkaiden osallisuuden, osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien toteuttaminen asiakaspalautteen keräämisen muodossa.

Asiakaspalautetietoa hyödynnetään:

• toiminnan suunnittelussa, tilastoinnissa, seurannassa ja arvioinnissa
• laadun tarkkailuissa
• tiedolla johtamisessa.

Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (GDPR, art. 6, kohta e).

7.  Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötiedot)

Etelä-Savon hyvinvointialueella asiakaspalautetta kerätään tekstiviestitse, nettisivuilla olevien palautelinkkien kautta, digitaalisten palvelujen käytön yhteydessä sekä osastojaksoista tarvittaessa myös paperilomakkeilla.

Asiakaspalaute pyydetään antamaan anonyymisti, ilman henkilön tunnistetietoja, kuten nimi, puhelinnumero, osoite, henkilötunnus, tai muu henkilöä tai asiointitapahtumaa yksilöivä tieto. Tällöin asiakaspalautteiden käsittelyn yhteydessä ei käsitellä henkilötietoja. Jos asiakas jättää henkilötietoa sisältävää palautetta palautelomakkeen avoimeen kenttää, tulevat nämä henkilötiedot käsiteltäviksi ja annettu palaute tallentuu rekisteriin.

1. Tekstiviestillä kerättävä asiakaspalaute

Tekstiviestitse lähetettävien asiakastyytyväisyyskyselyiden mahdollistamiseksi sopimuksenmukainen raportointijärjestelmän palveluntuottaja poimii Etelä-Savon hyvinvointialueen potilastietojärjestelmästä tiettyjen yksiköiden asiakaskäynneistä mm. seuraavat tiedot: asiakkaan ikä sekä asiointi- ja kotipaikkakunta, vastaanoton ajanvaraustiedot ja hyvinvointialueen työntekijän ammattiryhmä.

Edellä mainittu palveluntuottaja toimittaa nämä tiedot sopimuksenmukaiselle asiakaspalautejärjestelmän toimittajalle, jonka ylläpitämässä ja hallinnoimassa asiakaspalautejärjestelmässä tapahtuu asiakaspalauteviestin lähettäminen, tiedon käsittely sekä tilastointi. Yllä mainittujen tietojen lisäksi asiakkaan vastatessa palautteeseen, jää tästä tiedosta päivämäärä ja kellonaika.

Lupa asiakaspalautekyselyn lähettämiselle perustuu asiakas- ja potilastietojärjestelmässä asiakkaan antamaan lupaan muistutusten lähettämisestä tekstiviestitse. Asiakkaan saadessa asiakaspalautekyselyyn liittyvän tekstiviestin, hänellä on mahdollisuus tehdä ilmoitus, että hän ei enää jatkossa halua näitä asiakaspalautekyselyjä, jolloin hänen numeronsa kohdalle laitetaan tältä osin esto.

2. Etelä-Savon hyvinvointialueen nettisivuilla olevat palautelinkit

Palvelujen käyttäjillä ja alueen asukkailla on mahdollisuus antaa palautetta Etelä-Savon hyvinvointialueelle nettisivuilla olevien palautelinkkien kautta. Sivustolla on mahdollisuus antaa avointa palautetta, kertoa tyytyväisyydestä Eloisan palveluihin sekä tyytyväisyydestä osastohoitojaksoon.

Mikäli asiakas antaa avointa palautetta, ja hän haluaa, että häneen otetaan yhteyttä palautteeseen liittyen, on hänen jätettävä nimensä ja omat yhteystietonsa. Yhteystietojen jättäminen on suostumus tietojen keräämiseen. Yhteystietonsa jättäneet asiakkaat saavat vastaukset palautteisiinsa joko sähköpostilla tai puhelimitse.

Palveluun voi jättää palautteen myös ilman yhteystietoja.

Tyytyväisyys palveluihin- kyselyssä asiakkaalla ei ole mahdollisuutta kirjoittaa mitään avointa palautetta, joten sinne ei myöskään tallennu mitään palautteenantajan henkilötietoja.

Tyytyväisyys osastojaksoon-kyselyssä kysytään, onko kyselyyn vastaaja potilas itse, hänen läheinen tai potilaan muu edustaja, ja onko vastaaja 18-vuotias vai nuorempi.  Kyselyn lopussa asiakkaalla on mahdollisuus antaa myös avointa palautetta. Jos asiakas kirjoittaa avoimen palautteen tekstikenttään myös omia yhteystietojaan, niin silloin nämä tiedot tallentuvat asiakaspalautejärjestelmään.

8. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteritiedon pääasialliset tietolähteet:

• lähdejärjestelmästä (potilastietojärjestelmä) ajanvaraukseen liittyvät tiedot
• asiakas tai hänen edustajansa (palautteiden kautta)

9. Asiakastietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei luovuteta Etelä-Savon hyvinvointialueen ulkopuolelle.

10. Rekisterin käyttö ja suojaaminen

Henkilötietoja käsittelevät vain Etelä-Savon hyvinvointialueen työntekijät, joiden työtehtäviin liittyy palvelun laadun tarkkailu ja asiakastyytyväisyyden analysointi. Lisäksi henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat sopimuksenmukaiset palveluntuottajat.

Henkilötietoja käsitellään Etelä-Savon hyvinvointialueella käytössä olevissa asiakaspalaute- ja analysointijärjestelmissä. Asiakaspalautteen keruu- ja analysointijärjestelmien palveluntarjoajat ovat sitoutuneet suojaamaan sovelluksissa ylläpidettävät henkilötiedot tietosuojan ja tietoturvan voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Lisäksi asiakaspalautetta käsitellään hyvinvointialueen tietoturva- ja tietosuojaohjeistusten mukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään niin kauan, kun on tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen kannalta, kuitenkin enintään kaksi vuotta. Paperilomakkeet tuhotaan heti tallentamisen jälkeen.

13. Rekisteröidyn informointi

Tietosuojaseloste on nähtävillä internet-sivustolta (www.etelasavonha.fi).

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

• oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä (tietosuojaseloste)
• oikeus saada tutustua tietoihin
• oikeus oikaista tietoja
• oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
• henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoittamista koskeva ilmoitusvelvollisuus
• oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
• oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta (tämä voidaan mahdollistaa lainsäädännöllä, jossa vahvistetaan asianmukaiset toimenpiteet rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien sekä oikeutettujen etujen suojaamiseksi)

Tietopyynnöt ja tiedon korjausvaatimukset voi toteuttaa hyvinvointialueen hallinnon sähköisillä/paperisilla asiointilomakkeilla, jotka ovat saatavilla hyvinvointialueen internet-sivustolta (www.etelasavonha.fi)).  Lomake toimitetaan Etelä-Savon hyvinvointialueen kirjaamoon.

15. Oikeus valittaa

Tietojensa käsittelystä voi kysyä asioinnin yhteydessä siltä henkilöltä ja siitä yksiköstä, jonka asiakkaana on.

Myös rekisterin yhteyshenkilöiltä (s.1 kohta 4) ja tietosuojavastaavalta (s. 1 kohta 5) saa tietoa omista oikeuksistaan ja niiden käyttämisestä. Tietojensa käsittelyyn tyytymättömän toivotaan ottavan yhteyttä Etelä-Savon hyvinvointialueeseen asian selvittämiseksi ja tilanteen korjaamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän epäilee, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta tai kansallisia tietosuojaa ohjaavia lakeja ja asetuksia.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00521 HELSINKI
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Puh. 029 56 66700

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi